Hoe organiseer je een effectieve vergadering?

Als je een vergadering wilt organiseren is het belangrijk dat het verloopt op een effectieve en doelgerichte manier en dat je er als organisator het gewenste mee bereikt. Een goede organisatie is het halve werk en als je de planning, de zaal (bijvoorbeeld een vergaderlocatie Apeldoorn) en de agenda goed afstelt ben je al een heel eind.

De planning

Het allereerste dat je doet als je een vergadering organiseert is een brainstorm waar je bepaalt wat je met de vergadering wilt bereiken, hoeveel mensen je wilt uitnodigen en het type vergadering je wilt gebruiken. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je alleen een groep mensen wilt instrueren, of dat je ze er juist bij wilt betrekken met een brainstorm of dat je een besluitvormend thema wilt. De keuze hangt ook af van je doel met de vergadering en dit hangt ook weer samen met het aantal mensen dat je wilt uitnodigen. Een brainstorm vergadering zal nooit goed werken met een hele grote groep.

De locatie

Als je bijvoorbeeld op zoek bent naar een vergaderlocatie in Apeldoorn, is het zaak dat je zorgt dat de zalen luchtig en licht zijn, dat ze passend zijn voor het aantal mensen dat je verwacht en dat de juiste apparatuur aanwezig is. Ook is de geografische ligging zeer belangrijk. Gaat het om en vergadering waar gasten uit heel Nederland op worden uitgenodigd, dan heb je een centrale locatie nodig die goed te bereiken is.

De agenda

De agenda wordt ook weer bepaald door het soort vergadering dat je organiseert, maar het is heel belangrijk dat je niet te veel probeert in te plannen. Ervaring leert dat het over het algemeen langer duurt dan verwacht. Geef sprekers een tijdslimiet en laat ze deze niet overschrijden. Plan korte pauzes in zodat iedereen zijn hoofd er bij kan houden. Stuur de uitnodigingen met de agenda tijdig uit zodat gasten zich kunnen voorbereiden. En plan altijd tijd aan het eind voor vragen en suggesties. Als deze drie punten goed afgesteld zijn, ben je al een heel eind op weg naar een effectieve vergadering.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *